Elections du CSE : quelles sont les étapes préalables au lancement du processus électoral ?

Etape 1 : Elaborer un calendrier prévisionnel des élections

Un calendrier précis des différentes étapes du process électoral doit être élaboré dans le respect des délais fixés par la Loi et qui sont notamment les suivants :

• L’employeur doit, au maximum 90 jours avant la date du 1^ertour, informer les salariés par tout moyen permettant de conférer date certaine de l’organisation de l’élection (art. L2314-4).
• Il doit, au minimum 2 mois avant la fin des mandats en cours, inviter les syndicats à établir la liste de leurs candidats et à négocier le PAP avec l’employeur (art. L2314-5).
• L’invitation doit leur parvenir au plus tard 15 jours avant la 1^ière réunion de négociation (art. L2314-5).
• L’employeur doit, au maximum 15 jours avant la fin des mandats en cours, organiser le 1^er tour du scrutin (art. L2314-5). Le cas échéant, un 2^nd tour est organisé dans les 15 jours après la date du 1^er

Ce calendrier inclut les étapes ci-après récapitulées.

Etape 2 : Calculer son effectif

Le calcul de l’effectif de l’entreprise représente un enjeu majeur puisqu’il détermine notamment le nombre de membres du CSE, le nombre d’heures de délégation, l’obligation ou non de mettre en place une Commission, Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT), etc.

A quelle date arrêter l’effectif ?

En pratique, le décompte est arrêté le dernier jour du mois précédent la négociation du protocole d’accord préélectoral, le protocole devant mentionner le nombre de sièges à pourvoir au regard de l’effectif de l’entreprise.

Il est néanmoins important de calculer l’effectif en amont dans la perspective de la négociation ou du renouvellement de l’accord de mise en place du CSE (cf : étape 3 ci-après). 

Comment effectuer ce décompte ?

 Les règles applicables sont celles prévues par les articles L1111-1 à -3 du Code du travail, précisées dans certains cas par la jurisprudence. Celles-ci sont principalement les suivantes :

Et les salariés mis à disposition ?

Peuvent être mis à la disposition de la société (entreprise utilisatrice) :

• Les salariés d’entreprises sous-traitantes,
• Les salariés de prestataires.

Les consultants indépendants, immatriculés à titre personnel au RCS et/ou à l’URSSAF, ne sont pas considérés comme des salariés mis à disposition.

Seront à prendre en compte dans les effectifs de l’entreprise les salariés mis à disposition qui :

• sont salariés d’entreprises sous-traitantes ou prestataires,
• interviennent dans les locaux de l’entreprise, avec régularité et partagent ainsi, au moins en partie, les conditions de travail des salariés,
• travaillent, à la date fixée pour négocier le protocole d’accord préélectoral, au sein des locaux de la Société depuis au moins un an(12 mois, continus ou non),
• ne remplacent pas de salariés absents.

Les salariés mis à disposition sont pris en compte dans les effectifs au prorata du temps de présence au cours des 12 mois de référence pour le calcul des effectifs.

Il est nécessaire d’interroger par écrit les entreprises qui mettent des salariés à la disposition de l’entreprise.

Etape 3 : Négocier ou renouveler l’accord de mise en place du CSE

Quel est le contenu d’un tel accord ?

Le nombre et le périmètre des établissements distincts sont déterminés par accord ou, à défaut par décision unilatérale de l’employeur (art. L2313-2).

Cet accord peut également, dans le respect des dispositions d’ordre public, prévoir les modalités de mise en place et de fonctionnement des commissions du CSE, notamment de la Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT ; art. L2315-41) et/ou des représentants de proximité (art. L2313-7).

Quand doit-il être négocié ?

Cette négociation doit être préalable à celle du protocole d’accord préélectoral (Cass. Soc., 17 avril 2019, n° 18-22,948). ​

Elle doit être engagée même lorsque l’entreprise ne comporte qu’un établissement/site (Question 27 du Questions-réponses du Ministère du travail sur le CSE).​

Avec qui négocier cet accord ?

 Trois cas de figure sont envisagés :

Et en pratique ?

1^ière situation : un accord a déjà été conclu au moment de la mise en place du CSE

S’il s’agit d’un accord à durée indéterminée, il n’est pas impératif de le renégocier avant la tenue des élections professionnelles. Il peut néanmoins être révisé, notamment en cas de modification du nombre et du périmètre des établissements distincts. Le nouveau découpage est effectif au moment du renouvellement du CSE.​

Si en revanche, cet accord a été conclu pour une durée déterminée, c’est-à-dire par exemple pour la durée des premiers mandats au CSE, un nouvel accord doit être négocié avant de débuter la procédure électorale.

2^ième situation : aucun accord n’a été conclu au moment de la mise en place du CSE

Le Questions-réponses du Ministère du travail sur le CSE (Question 27) précise qu’en l’absence d’accord, la décision unilatérale prise au moment de la mise en place du CSE ne vaut que pour un cycle. ​

L’employeur doit engager une nouvelle négociation à l’issue de chaque cycle électoral.

Etape 4 : Eventuellement mettre en place le vote électronique  

Mise en place par accord collectif ou unilatéralement ?

Le vote électronique doit être mis en place par accord collectif d’entreprise ou de groupe ou, à défaut, par l’employeur (art. L2314-26 et R2314-5 et suivants).

Le protocole d’accord préélectoral doit mentionner la conclusion de cet accord et, s’il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi. Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales (art. R2314-13). ​ 

Une tentative de négociation préalable est-elle obligatoire ?

Lorsque l’entreprise dispose de délégués syndicaux, la décision unilatérale de l’employeur sur les modalités du vote électronique doit obligatoirement intervenir à l’issue d’une tentative loyale de négociation. Ce n’est qu’en cas d’échec de négociation que la voie de la décision unilatérale peut être utilisée (Cass. soc. 13 janvier 2021, n°19-23.533).

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Ces étapes préalables, dont certaines imposent d’ouvrir une négociation loyale en organisant à cet effet plusieurs réunions de négociation, sont indispensables à la conduite des élections professionnelles et, plus spécifiquement à la négociation du protocole d’accord préélectoral qui permet, dans le respect des principes légaux et jurisprudentiels de fixer le nombre de sièges et de collèges, la répartition des électeurs et des sièges entre les collèges, ainsi que les modalités pratiques du vote (calendrier, matériel de vote, composition des bureaux de vote, etc.).